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hayamihoのブログ

フットボールを愛しています

【うちの美容院の謎ルール】カルテ編

家業手伝い帳(美容院)

 

今まで何人ものスタッフさんが在籍していましたが、皆さんいつも最初に戸惑い混乱してしまうのがこのカルテの管理方法。

 

お客様に割り振られているカルテNO.は4桁で、これはお客様ご自身のお誕生日なんですが、

f:id:hayamiho:20160825165442p:image

実はこの番号、どこにも紐づけられていないのです。

 

どういうことかというと、

 

①まず、予約受付。

 

電話受付が基本ですが、カルテNo.はききません。(てかお客様知りません)

お名前、メニュー、日時のご希望のみ。

 

ひどいときは名乗らずにいきなり「◯日の3時、空いてる?」で空いてたら「じゃヨロシクね〜」で終了の勢い💧

 

ガチャッと切られる前に「せめてっ!せめてお名前だけでも〜〜💦」と懇願してやっと苗字を教えてもらえる状況。。。

 

カルテNo.?

そんなの知らない。って方がほとんど。

これは完全にオーナーの責任。

 

②で、施術前日。

 

オーナー「明日のお客様のカルテ出しといて。」

 

新入りさん「…」

 

↓誕生月ごとに管理されたカルテがこちら。

f:id:hayamiho:20160825163636j:image

 

(´-`).。oO(名前しかわからんのだけど…)

 

まごまご。

 

(´-`).。oO(一体どうやって誕生日を調べたらいいのかな…)

 

おどおど。

 

(´-`).。oO(何か他にヒントプリーズ…)

 

チラリ。

 

オーナー「なんや、誕生日がわからんのか、ほな名前言ってみ」

 

新入りさん「ノイアー様です。」

(被せ気味に)

オーナー「0327や!」

 

で、ドヤ顔✨

 

知らんがな…

 

なんやそれ。(その場にいる全員の心の声)

 

③そしてついに施術日当日。

 

お客様ご来店。

 

ポイントカードはいありがとうございまーす。

 

あ└(゚ロ゚;)┘‼︎

 

書いてあるやん!😭

 

顧客番号、ポイントカードにしっかり書いてあるわ!!!

 

なんで予約ん時にきかない⁈

 

(提案)「ちょ、コレきこうよ!」

 

オーナー「ダメ〜〜!🙅🏻」

 

えっ、なぜ⁉︎

 

そういう修行なの???

 

無回答。

 

真相は不明。

 

でもこれはたぶん、ただの習慣。

 

習慣を変えることを極端に怖れるお年頃ですから。

 

やれやれ。

 

④施術後は、来店記録と割引クーポン期限管理(DM作成)があります。

 

来店日時を記録し、お渡ししたクーポンの使用期限が間近になるとDMをお送りします。

 

来店記録がこちら

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ズラズラッとならぶ誕生日たち…

 

DMを出すとき、お客様のご住所などの情報はカルテを参照するのですが、この誕生日を見ながらまたカルテの捜索になります。。。

 

なのでDM作業時は、傍に棚から集めたカルテを山のように積み上げ、ハガキ一枚ずつに送り先住所を手で記入します。

 

ちなみに差出人(店の)住所と裏の文面は筆ぐるめ使用OK。

 

だけど、送り先の住所氏名は印刷不可🙅🏻🙅🏻🙅🏻

 

手書き必須。

 

これもオーナーのこだわりです。

 

なので困り果てたわたしはコレを作りました。

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住所録。

 

単純な、ただの住所録(顧客番号付き)ですが、これでだいぶ作業が楽になりました。

 

顧客名簿ですよね。これがなかったんです。

 

ワンマン経営はこういうとこダメですね。

 

顧客名簿の活用例↓ 

 

①まず予約受付時に名前をきく

②顧客名簿で名前から番号逆引き→カルテをオーナーに渡す

③当日の流れはそのまま

④施術後DM出すときも顧客名簿で名前から住所を検索できる(ノー・カルテ山、ノーストレス)

 

そしていま、なんと予約受付にタブレットを導入し、クラウドのスケジュールで管理するとこまで(やっと)漕ぎつけました…。

 

ちょくちょく呼び出されるけど💧

 

主に端末間の同期トラブルで。

 

タブレット開けてみたら麻雀ゲームとかしょーもないアプリ10個以上起動したまんま長期間放置してあったり、スケジュールも新規イベント編集画面開きっぱでスリープとか平気であるからほんとイライラするけど💢

 

でも名前から誕生日予想するよりはるかに楽。

 

てか、このお誕生日番号がもういらんということに早く気付いてくれますように…祈🙏✨